Ngày ký công chứng, người mua cần mang giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ về tình trạng hôn nhân, và quan trọng hơn cả là đến sớm để đọc hết bản hợp đồng trước khi ký. Ba thứ phải soi kỹ nhất: giá và cách trả tiền ghi trong hợp đồng, ngày giao nhà, và ai giữ bản gốc sổ sau khi ký xong.
Nhiều người mua lần đầu nghĩ công chứng là thủ tục, văn phòng công chứng lo hết. Thật ra công chứng viên kiểm giấy tờ và chứng nhận việc ký là đúng người, đúng ý chí; còn hợp đồng có bảo vệ túi tiền của mình hay không lại nằm ở những dòng mình chịu khó đọc. Người viết từng ký một hợp đồng mà không để ý dòng “bên bán giao nhà sau khi nhận đủ tiền”, trong khi tiền đợt cuối lại chỉ trả khi sổ sang tên xong. Hai điều khoản cắn nhau, mất gần một tháng ở nhờ nhà người quen.
Bài này đi theo đúng trình tự một buổi ký: chuẩn bị từ hôm trước, những người phải có mặt, cách đọc hợp đồng trong mười lăm phút, và những việc phải làm ngay khi bước ra khỏi văn phòng.
Ngày ký công chứng mua nhà cần mang những giấy tờ gì?
Giấy tờ tuỳ thân bản chính. Căn cước của người mua, của vợ hoặc chồng nếu mua chung. Bản chụp không thay được bản chính, và văn phòng sẽ đối chiếu tận mặt.
Giấy tờ về tình trạng hôn nhân. Đã cưới thì mang giấy đăng ký kết hôn; độc thân thì hỏi văn phòng trước xem có cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không, vì chỗ này mỗi nơi dặn một kiểu và thiếu là phải hẹn lại.
Bản sao giấy tờ nhà mình đã kiểm trước đó. Mang theo bộ giấy mình đã dùng để kiểm pháp lý, để đối chiếu số thửa, số tờ, diện tích, tên chủ với bản chính người bán đưa ra hôm đó.
Bản thoả thuận đặt cọc đã ký. Hợp đồng chính thức phải khớp hoặc tốt hơn những gì đã thoả thuận lúc cọc. Có bản cọc trong tay thì mình mới phát hiện được chỗ bị đổi.
Giấy uỷ quyền nếu có người ký thay. Nếu vợ hoặc chồng không đi được, phải có văn bản uỷ quyền đúng hình thức. Đừng tin lời “cứ ký trước, bổ sung sau”.
Danh sách câu hỏi viết sẵn. Ghi trên giấy những điều muốn hỏi công chứng viên. Trong phòng ký có nhiều người, rất dễ quên.
Tiền phí công chứng và phương án trả. Phí do bên nào trả là chuyện thoả thuận; hỏi văn phòng mức phí và cách thanh toán từ hôm trước để khỏi lúng túng.
Bút và một tờ giấy trắng. Nghe thì buồn cười, nhưng có chỗ cần ghi lại số tài khoản, ngày hẹn, tên người liên hệ ngay tại bàn.
Ai bắt buộc phải có mặt khi ký hợp đồng mua bán nhà?
Phía người bán, người phải ký là tất cả những người có tên hoặc có quyền đối với căn nhà. Nhà là tài sản chung của vợ chồng thì cả hai cùng ký. Sổ cấp cho hộ gia đình thì những thành viên có quyền phải cùng ký hoặc có văn bản thống nhất. Chỗ này người mua đã kiểm lúc soi pháp lý, nhưng ngày ký là lúc kiểm lần cuối: đếm người, đếm chữ ký, đừng để ai “về trước, chiều ký bổ sung”.
Phía người mua, nếu mình đã có gia đình và căn nhà sẽ là tài sản chung thì nên đi đủ cả hai. Có người muốn đứng tên một mình vì lý do riêng; chuyện đó làm được nhưng phải làm đúng thủ tục về tài sản riêng, không phải cứ một người ký là thành tài sản riêng. Muốn chắc thì hỏi công chứng viên ngay tại chỗ.
Môi giới thường ngồi cùng, nhưng môi giới không ký gì trong hợp đồng chuyển nhượng. Họ có thể giúp nhắc lịch, gọi người bán; còn việc đọc và quyết định là của mình. Nếu môi giới giục “anh chị ký đi, nội dung chuẩn rồi”, cứ lịch sự trả lời là cần đọc xong đã.
Một tình huống hay gặp: người bán dẫn theo người thân để “làm chứng” hoặc nói giúp. Không sao, nhưng người có tên trên sổ mới là người quyết định. Hỏi thẳng chủ sở hữu những câu quan trọng, như ngày dọn đi, đồ để lại, tình trạng hộ khẩu của gia đình họ ở địa chỉ đó.
Đọc hợp đồng trong mười lăm phút: đọc theo thứ tự nào?
Văn phòng thường in sẵn bản hợp đồng theo mẫu rồi điền thông tin. Đọc theo thứ tự dưới đây, đánh dấu chỗ thắc mắc rồi hỏi một lượt.
- Đối chiếu thông tin tài sản. Số thửa, số tờ bản đồ, địa chỉ, diện tích đất, diện tích nhà phải khớp đúng bản chính sổ. Sai một con số là đến lúc đăng ký sang tên sẽ bị trả hồ sơ.
- Đọc dòng giá chuyển nhượng. Giá ghi trong hợp đồng nên là giá thật hai bên thoả thuận. Ghi thấp để “đỡ thuế” là rủi ro của cả hai: cơ quan thuế có thể tính lại theo giá của họ, và nếu sau này có tranh chấp, mình chỉ chứng minh được con số trên giấy.
- Đọc phần phương thức thanh toán. Bao nhiêu đợt, mỗi đợt trả khi nào, gắn với sự kiện gì, trả vào tài khoản của ai. Tài khoản phải đứng tên người bán, không phải người nhà hay môi giới.
- Đọc phần giao nhà. Ngày giao, tình trạng giao, đồ đạc để lại, ai trả các khoản nợ phát sinh trước ngày giao. Điều này phải ăn khớp với lịch trả tiền.
- Đọc phần ai chịu thuế, phí. Thuế của người bán, lệ phí trước bạ của người mua, phí công chứng, phí đăng ký — bên nào chịu khoản nào phải ghi rõ, không để “như thông lệ”.
- Đọc phần vi phạm và chấm dứt. Nếu một bên không làm đúng hẹn thì sao: trả lại tiền thế nào, có phạt không. Hợp đồng mẫu thường viết chung chung; muốn cụ thể hơn thì đề nghị bổ sung ngay hôm đó.
- Hỏi lại những dòng đã đánh dấu. Công chứng viên có trách nhiệm giải thích. Câu nào trả lời chưa rõ thì hỏi lại, không ngại.
Hợp đồng đã ký thì sửa rất mệt, phải làm phụ lục hoặc huỷ ký lại. Mười lăm phút đọc chậm rẻ hơn nhiều.
Giữ bản gốc sổ sau khi ký: ai cầm, cầm đến bao giờ?
Sau khi ký, bản chính sổ cần đi cùng bộ hồ sơ sang tên. Đây là lúc rất nhiều giao dịch trục trặc mà người mua không ngờ tới. Có ba cách thường gặp: người mua cầm luôn sổ để tự đi nộp hồ sơ; văn phòng công chứng hoặc dịch vụ nộp hộ cầm; hoặc người bán giữ lại cho tới khi nhận tiền đợt tiếp.
Với người mua, an toàn nhất là bản chính sổ rời tay người bán ngay tại bàn ký, đi thẳng vào hồ sơ sang tên. Nếu người bán còn giữ sổ trong khi hợp đồng đã ký và mình đã trả phần lớn tiền, mình đang phụ thuộc vào thiện chí của họ trong một khoảng thời gian không ai đoán trước được.
Nếu người bán ngại đưa sổ khi chưa nhận đủ tiền, đó là lo lắng chính đáng của họ. Cách gỡ là thiết kế lịch trả tiền sao cho hai bên cùng yên tâm: trả phần lớn khi ký và giao sổ để nộp hồ sơ, giữ lại một phần đến khi sổ đứng tên mình. Mỗi bên đều cầm một thứ của bên kia.
Dù ai cầm, hãy ghi lại bằng văn bản: ai nhận bản chính sổ, ngày nào, để làm gì. Một tờ biên nhận đơn giản, hai bên ký, chụp lại bằng điện thoại. Giấy tờ đất đai mất hay thất lạc trong quá trình chuyển qua nhiều tay là chuyện có thật, và lúc đó tờ biên nhận là thứ duy nhất nói được sổ đang nằm ở đâu.
Những dấu hiệu nên dừng ký, hẹn lại hôm khác
Người bán đổi người ký vào phút chót. Hôm cọc là hai vợ chồng, hôm ký chỉ còn một người với một tờ giấy uỷ quyền mình chưa từng thấy. Dừng lại, đề nghị văn phòng kiểm kỹ giấy uỷ quyền.
Giá trong hợp đồng khác giá đã thoả thuận. Người bán đề nghị ghi thấp “cho nhẹ thuế” và hứa phần chênh trả tay. Mình đang gánh rủi ro cho khoản thuế của người khác.
Số tài khoản nhận tiền không phải của người bán. Lý do nghe hợp lý đến đâu cũng nên từ chối. Tiền vào tài khoản người khác là rất khó đòi khi có chuyện.
Thông tin trên sổ không khớp bản mình đã kiểm. Diện tích khác, số thửa khác, có thêm dòng ghi chú mới ở trang sau. Có thể chỉ là cập nhật hợp lệ, nhưng phải hỏi rõ trước khi ký.
Có người lạ giục giã, nói đã hẹn khách khác. Giục ký nhanh ở ngày công chứng là chiêu cũ. Một căn nhà không bay đi trong hai ngày.
Người bán né câu hỏi về ngày giao nhà. Trả lời “để tính”, “chắc tầm tháng sau” là chưa đủ. Ngày giao phải ghi được thành con số.
Mình mệt hoặc chưa hiểu điều khoản. Hẹn lại không có gì xấu hổ. Văn phòng công chứng làm việc mỗi ngày; quyết định mua nhà thì cả đời mới vài lần.
Bản hợp đồng có trang chưa được đọc to hoặc đưa cho mình xem. Mọi trang đều phải qua tay mình, ký nháy từng trang đúng như văn phòng hướng dẫn.
Bước ra khỏi văn phòng công chứng: làm ngay ba việc
Việc đầu tiên là cầm bản hợp đồng của mình. Văn phòng thường trả bản chính cho mỗi bên ngay hôm đó hoặc hẹn lấy sau; hỏi rõ số bản, ai giữ bản nào. Chụp lại toàn bộ hợp đồng bằng điện thoại, lưu ở hai nơi.
Việc thứ hai là thống nhất ai đi nộp hồ sơ sang tên và nộp khi nào. Luật có đặt thời hạn để đăng ký biến động và kê khai thuế sau khi ký; trễ có thể bị phạt. Mức và thời hạn hiện hành thì hỏi ngay văn phòng công chứng, đừng dựa vào lời truyền miệng.
Việc thứ ba là ghi lại mọi cam kết miệng trong buổi ký thành tin nhắn gửi cho người bán: ngày dọn đi, đồ để lại, ai trả tiền điện nước tháng này. Tin nhắn không thay được hợp đồng, nhưng giúp hai bên nhớ cùng một chuyện.
Từ đây giao dịch bước sang chặng chờ sổ. Chặng này yên ả nếu buổi ký làm đủ, và rất mệt nếu buổi ký bỏ sót. Một hợp đồng đọc kỹ là thứ người mua tự làm cho mình được, không phải nhờ ai.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tự chọn văn phòng công chứng thay vì đi theo chỗ người bán chỉ định?
Người mua hoàn toàn có thể đề nghị văn phòng mình chọn, hoặc chọn một nơi trung lập gần nhà đất. Điều quan trọng là văn phòng có thẩm quyền công chứng giao dịch đó; hỏi trước khi hẹn.
Ký công chứng xong thì nhà đã là của người mua chưa?
Chưa trọn vẹn. Hợp đồng công chứng là căn cứ để đăng ký sang tên, còn quyền của mình được ghi nhận đầy đủ khi đăng ký biến động xong ở cơ quan đất đai. Vì vậy chặng sau công chứng quan trọng không kém.
Chưa cưới mà mua nhà rồi sắp cưới thì có sao không?
Nhà mua trước khi cưới bằng tiền riêng thường được xem là tài sản riêng, trừ khi hai người thoả thuận khác. Nếu dự định đứng tên chung sau cưới, hỏi công chứng viên về cách làm để khỏi rắc rối về sau.
Người bán ở xa không về ký được thì sao?
Họ có thể uỷ quyền cho người khác ký thay bằng văn bản uỷ quyền đúng hình thức. Người mua nên đề nghị xem trước bản uỷ quyền và hỏi văn phòng xem nó có đủ phạm vi để ký hợp đồng này không.
Có cần thuê luật sư đi cùng ngày ký không?
Giao dịch đơn giản, giấy tờ sạch thì đa số người mua tự đọc được. Nếu hợp đồng có điều khoản đặc biệt, nhà đang thế chấp, nhiều đồng sở hữu hoặc giá trị lớn so với tài sản của mình, nhờ luật sư đọc trước bản dự thảo là đáng tiền.
